Mis Tareas

Introducción

Para acceder a la funcionalidad ingresar por la opción de menú PROCESOS / Mis tareas

Ubicación de la funcionalidad en el menú

Cuando se realiza el proceso de login en el sistema, se carga el Panel de MIS TAREAS, en el cual, se visualizan todos los trámites que se encuentran para gestión del usuario.

Panel General de Mis Tareas

Generalidades

Las tareas de los trámites son representadas a través de una tarjeta, en la cual se consolida la siguiente información

Generalidades de la tarjeta

1. Nombre de la tarea
2. Clase del trámite
3. Radicado (Rad)
4. Versión (Ver)
5. Representación gráfica del trámite
6. Nombre del trámite
7. Cantidad de días que han transcurrido del trámite
8. Municipio

En la parte inferior del Panel se visualizan las convenciones correspondientes para identificar que tan atrasados en tiempo se encuentran los trámites

Convenciones del tiempo de los trámites

Agrupación de los trámites

Inicialmente el sistema muestra el total de trámites, los cuales se identifican por medio del grupo llamado GESTIONANDO

Visualización del total de trámites para gestión

A través el grupo GESTIONANDO se dividen los siguientes grupos:

Urgentes

En este grupo se visualizan todos aquellos trámites que se encuentran marcados con algún mecanismo jurídico.

Grupo de trámites URGENTES

Para identificar el tipo de mecanismo jurídico que tiene cada trámite, este se visualiza como se muestra la imagen

Tipo de mecanismo jurídico

Estos se encuentra abreviados de la siguiente manera:

• DP : Derecho de Petición
• T : Tutela
• PT : Pre-Tutela

Atendiendo

En este grupo se visualizan los trámites que están para atención del usuario pero que no presentan ningún tipo de novedad, es decir, no es urgente de acuerdo al criterio, no están pendientes por documentos o no han sido devueltos

Grupo de trámites ATENDIENDO

Devueltos

En este grupo se visualizan los trámites han sido devueltos nuevamente al usuario que había atendido el trámite en la actividad correspondiente.

Grupo de trámites DEVUELTOS

Sin Documentación

En este grupo se visualizan los trámites que aún se encuentran pendientes de subir algún tipo de documento necesario para dar continuidad al trámite.

Grupo de trámites SIN DOCUMENTACIÓN

No Asignados

En este grupo se visualizan los trámites que por algún evento no quedaron asignados a ningún responsable para su atención.

Grupo de trámites NO ASIGNADOS

Para tener más espacio en el panel se puede ocultar la agrupación de los trámites de la siguiente manera:

Ocultar agrupación de trámites

Ejecución de Tareas

Para ejecutar alguna de las tareas del panel, se debe seleccionar la tarjeta y a continuación el sistema abre la ventana que corresponde a dicha tarea.

Actividad en ejecución

Filtrar trámites

Por medio del campo Buscar se ingresan palabras o datos claves para realizar la búsqueda de algún trámite.

Búsqueda en el panel de Mis Tareas

Al realizar el respectivo filtro seleccionar la tecla ENTER para arrojar los resultados de la búsqueda.

Resultado de la búsqueda en el panel de Mis Tareas

Detalle del Proceso

Al estar sobre cualquier actividad del trámite, al dar clic sobre el botón Detalle del proceso se muestran los datos del tramite

Botón Detalle del proceso

Desde esta ventana se visualiza información general del trámite, las actividades por las cuales ha pasado el trámite y los solicitantes asociados al mismo

Detalle del proceso

Datos Generales

En este grupo de información se muestra:

Datos Generales del proceso

Actividades

En esta sección se muestran las actividades que se han ejecutado, las que se encuentra en ejecución y las que han sido devueltas; adicionalmente, se visualiza el usuario que realizó la actividad, el estado de dicha actividad y la fecha en la cual fue finalizada.

Flujo de actividades ejecutadas

Para identificar el estado de cada una de las actividades se realiza a través de la siguiente convención de colores

Estado de las actividades

Ficha Predial

Por medio del botón FICHA PREDIAL se permite visualizar la información del predio.

Información General del predio

Adjuntar Documentos

Para adjuntar documentos durante cualquier actividad se debe seleccionar el botón . Al seleccionarlo el sistema muestra la siguiente ventana:

Ventana para adjuntar documentos

En el campo Tipo de Documento se listarán todos aquellos documentos que se le hayan configurado al proceso en el modelador del proceso

Seleccionar el tipo de documento a adjuntar, luego seleccionar el botón EXAMINAR para identificar el archivo a cargar desde el computador del usuario. Finalmente seleccionar el botón CARGAR DOCUMENTO

Mensaje exitoso de carga de documentos

Ver Documentos

Para visualizar los documentos cargados y generados en el sistema se selecciona el botón , donde se abre la siguiente ventana:

Mensaje exitoso de carga de documentos

Ver Notas

Para visualizar las notas del trámite se selecciona el botón , donde se abre la siguiente ventana:

Ventana de ver notas

Si se requiere registrar una nota se selecciona el botón AGREGAR NOTA, el sistema muestra la ventana para el registro

Ventana para agregar notas

Solicitantes del Proceso

En esta sección se visualizan el o los solicitantes del proceso con la información del mismo

Lista de solicitantes del proceso

Incorporar o Modificar solicitantes

Dentro de esta sección se pueden registrar o modificar solicitantes, para agregar seleccionamos el botón Agregar nuevo solicitante , se abre la siguiente ventana:

Ventana para registrar nuevo solicitante

Registrar los campos iniciales de: En calidad de, Tipo de Documento, Documento y posteriormente seleccionar el botón Verificar Documento, si la persona ya se encuentra registrada en el sistema, se cargan la información, de lo contrario se abrirá la ventana para registrar una persona nueva.

Ventana para agregar notas