Tablero General

Introducción

Por medio de esta funcionalidad se permite consultar todos los procesos que se han registrado y de esta forma identificar el estado en el que se encuentran.

Para acceder se debe seleccionar el menú PROCESOS -> Tablero General

Ubicación de la funcionalidad en el menú

Al seleccionar la funcionalidad en el menú se visualiza la siguiente ventana, la cual inicialmente carga sin información

Ventana del Tablero General

Ejecución del Proceso

Para consultar la información de algún proceso, seleccionar el botón Filtrar

Botón filtrar

El sistema muestra la ventana para ingresar el filtro correspondiente.

Ventana de filtro del tablero general

Se puede filtrar la información por los siguientes campos:

• Radicado
• Año Año en el cual fue registrado el radicado del trámite
• Estado Atención: Donde se encuentra los siguientes posibles valores: Finalizado, Atendiendo y Anulado
• Nombre del Proceso
• Municipio: Municipio al cual le fue registrado el proceso
• Estado Ejecución: Esta columna puede variar de acuerdo a la configuración que se le haya realizado al proceso, donde permite identificar en que parte del proceso se encuentra para una mejor identificación.
• Atendiendo: Muestra el usuario que está ejecutando la actividad en ejecución del proceso.
• Solicitante: Persona quien solicitó el proceso

Filtros

Seleccionar uno de los campos por el cual se requiere realizar la búsqueda

Ventana de filtro del tablero general con datos

Posteriormente, seleccionar el botón ACEPTAR

Botón aceptar

El sistema arroja el resultado de acuerdo al filtro realizado

Ventana de filtro del tablero general con datos

A través de esta ventana se pueden realizar las siguientes acciones:

• Notas
• Documento
• Asignar tareas
• Detalle del proceso
• Mecanismo jurídico
• Reclasificar trámite

Acciones desde el Tablero General

Notas

El botón Notas se utiliza para realizar el registro de nuevas notas o visualizar las que tiene el proceso.

Para ingresar una nota, clic sobre el botón

Botón notas

Se abre la siguiente ventana, en la cual se puede visualizar las notas que tiene el proceso o realizar el registro de nuevas notas

Ventana de notas

Visualizar notas

En la visualización de las notas se puede observar la fecha y hora en que se ingreso la nota.
Tenga en cuenta que las notas que se encuentran con fecha actual, son las que están ubicadas al inicio de la pantalla.

Visualización notas

Registrar nuevas notas

Si se requiere registrar una nota, debe seleccionar el botón AGREGAR NOTA

Botón agregar nota

El sistema muestra la ventana para el registro

Ventana para agregar notas

Ingrese la nota correspondiente y luego clic sobre el botón GUARDAR NOTA

Botón guardar nota

El sistema arroja un mensaje de confirmación

Mensaje de confirmación

Se confirma el registro de la nota

Nota registrada correctamente

Documentos

El botón Documentos permite visualizar los documentos cargados y generados en el sistema, seleccionando el botón

Para ingresar un documento, clic sobre el botón Documentos

Botón documentos

Se abre la siguiente ventana, en la cual se puede visualizar los documentos que tiene adjunto el proceso o también se puede adjuntar un documento nuevo

Ventana de documentos adjuntos

Visualizar documentos

Para visualizar el documento, debe dar clic sobre el botón Visualizar/Descargar documento

Botón Visualizar/Descargar documento

El sistema abre la ventana de Visualizar/Descargar documento

Visualización y descarga del documento

Si desea descargar el documento, dar clic sobre el botón Descargar

Botón descargar

Tambien, puede imprimir el documento a partir del botón imprimir

Botón imprimir

Registrar nuevos documentos

Si se requiere adjuntar un documento, debe seleccionar el botón AGREGAR DOCUMENTO

Botón agregar documento

El sistema muestra la ventana para adjuntar el documento, escoja el tipo de documento

Tipo de documento

Luego clic sobre el botón examinar

Botón examinar

Una vez se adjunta el documento, clic obre el botón CARGAR DOCUMENTO

Botón cargar documento

El sistema arroja un mensaje de confirmación

Mensaje de confirmación

Se confirma el registro del documento

Documento adjunto correctamente

Eliminar documentos

Este botón únicamente se habilita si el usuario tiene permisos para realizar esta acción, de no contar con los permisos correspondientes el botón eliminar documento no aparece en la pantalla de DOCUMENTOS.

Si desea eliminar un documento, clic sobre el botón eliminar documento

Botón eliminar documento

El sistema arroja un mensaje de verificación, clic sobre el botón aceptar para continuar

Mensaje de verificación

Mensaje de confirmación

Mensaje de confirmación

Asignar tarea

Esta función, permite reasignar los trámites entre diferentes usuarios.

Para reasignar un trámite a otro usuario, debe dar clic sobre el botón asignar tarea

Botón asignar tarea

El sistema muestra la siguiente ventana

Ventana de asignar tarea

Escoja el usuario para asignación

Lista de usuario para asignación NOTA: En Usuario para Asignación se mostrarán solo los usuarios que tengan el perfil para atender la tarea.

Una vez escoja el usuario al que se le va a reasignar el trámite, clic sobre el botón guardar

Botón guardar

El sistema arroja un mensaje de confirmación, clic sobre el botón aceptar

Mensaje de confirmación

Finalmente, se confirma que se haya realizado la reasignación correctamente

Tramite reasignado NOTA: Tenga en cuenta que si el trámite ya fue finalizado, el sistema arroja el siguiente mensaje .

Tramite finalizado

Detalle del Proceso

Para visualizar la información general del proceso y sus solicitantes, seleccionar el botón . El sistema muestra la ventana

Detalle del proceso registrado

Mecanismo Jurídico

Para identificar o definir el mecanismo jurídico del trámite se debe seleccionar el botón , el sistema muestra la ventana siguiente ventana:

Ventana de Mecanismo Jurídico

Escoja el mecanismo jurídico que desee:

• Tutela
• Derecho de petición
• No aplica

Mecanismo Jurídico

Luego que se ha indicado el mecanismo jurídico, clic sobre el botón aceptar

Botón aceptar

El sistema arroja un mensaje de confirmación

Mensaje de asignación mecanismo jurídico exitosa

Reclasificar trámite

Para identificar o definir el mecanismo jurídico del trámite se debe seleccionar el botón , el sistema muestra la ventana