Cambio Propietario Masivo

Introducción

La finalidad de este proceso es realizar el proceso de Cambio de Propietario de forma masiva. Los tipos de predio que aplica para este trámite son:

• Normal
• Mejora
• Unidad predial

Condiciones para la carga masiva de propietarios

Antes de iniciar con el trámite, tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• El archivo es en formato xlsx y se deberán registrar en la columna NroFicha modo lista todas las fichas a trabajar en el trámite.
• Las fichas que sean incluidas en el archivo NO deben tener trámites activos.
• Las fichas que sean incluidas en el archivo deben pertenecer al mismo sector (01 - Urbano. 02 - Rural)
• Las fichas que sean incluidas en el archivo deben pertenecer al mismo municipio.

Este procedimiento se realiza en dos etapas:

Carga masiva de fichas

En esta primera etapa se debe registrar en el archivo de Excel, todas las fichas a las cuales se les desea realizar algún cambio, de acuerdo a las condiciones anteriormente indicadas.

Ejemplo archivo carga masiva de fichas

El archivo contiene los siguientes campos:

• NroFicha
• Municipio
• Sector

Carga masiva de propietarios

En esta etapa se diligencia el archivo de Excel con toda la información de cada uno de los propietarios de cada una de las fichas previamnete cargadas.

Ejemplo archivo carga masiva de propietarios

En el archivo se deben diligenciar los siguientes campos:

• NroFicha
• TipoDocumento
• Documento
• CalidadPropietario
• Derecho Gravable
• CalidadPropietarioOficial
• Fecha
• CodigoFideicomiso
• Escritura
• FechaEscritura
• ValorCompra
• Entidad
• EntidadDepartamento
• EntidadMunicipio
• NumeroFallo
• SiglaComercial
• RazonSocial
• PrimerNombre
• SegundoNombre
• PrimerApellido
• SegundoApellido
• DepartamentoPersona
• MunicipioPersona
• Telefono
• Direccion
• Sexo
• Grupo_Etnico
• AutorreconocimientoCampesino
• CorreoElectronico
• AutorizaNotificaciones
• Nombre_Pueblo
• Nombre_Comunidad
• Modo Adquisición
• Tipo Documento Entidad

Información del predio

El objetivo de este proceso consiste en ubicar el predio al cual se le va a radicar el trámite. El predio se puede buscar por:

• Ficha predial

Registrar proceso

A continuación se mostrará el paso a paso del trámite. Para iniciar un proceso se debe ingresar a la opción de Procesos > Registrar Proceso.

Ventana para registrar un proceso

Seleccionar la clasificación Mutación y posteriormente el proceso llamado Cambio de propietario o poseedor.

Selección del proceso

Medios de Recepción

Existen tres medios de recepción a través de los cuales se puede radicar un trámite de cambio de propietario o poseedor. Medio de recepción de oficio, particular u oficina de instrumentos públicos.
Esta lista puede variar de acuerdo a la configuración que se defina.

1. Medio de Recepción PARTICULAR

Ingresar la información de la persona que solicita el trámite. Lo puede hacer en calidad de:

• Propietario
• Apoderado
• Representante Legal
• Oficio
• Heredero
• Poseedor
• Cónyuge
• Compañero supérstite
• Cesionario de derecho herenciales
• Interesado legítimo
• Autorizado
• Administrador
• Función judicial

Persona solicitante

Seleccionar el botón Registrar Solicitante, para guardar la información correspondiente.

Botón Registrar Solicitante

El sistema muestra un mensaje indicando que el registro se guardo con éxito, oprimir el botón Aceptar.

Botón aceptar

Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso

Botón Iniciar Proceso

El sistema automáticamente arroja un número de radicado para el trámite.

Mensaje de Radicado

2. Medio de Recepción DE OFICIO

El medio de recepción de OFICIO se selecciona cuando dentro de la misma entidad (gestor catastral) identifica que deben hacer un trámite para corregir alguna información, el sistema carga por defecto y automáticamente los datos:

• En calidad de: por defecto siempre cargará OFICIO
• Dependencia del proceso

A pesar de que las siguientes opciones se cargan por defecto, estos pueden ser modificado al momento de realizar la citación y la notificación.

• Forma citación:
• Forma notificación:

Los siguientes datos son del usuario y se encuentran en sesión en el sistema.

• Tipo de identificación
• Numero de identificación
• Razón social
• Nro de verificación
• Correo electrónico
• Dirección de contacto

Formulario De oficio

Después, clic al botón Registrar solicitante

Botón Registrar solicitante

Si la información del solicitante esta desactualizada, el sistema arroja un mensaje que indica que la información de contacto ya fue actualizada, clic en botón Aceptar

Información actualizada

Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso

Botón Iniciar Proceso

El sistema automáticamente arroja un número de radicado para el trámite.

Mensaje de Radicado

3. Medio de Recepción OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

El medio de recepción OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS aplica es cuando la información es remitida por dicha entidad, es decir, la oficina de instrumentos públicos para su actualización. El sistema carga por defecto y automáticamente los datos:

• En calidad de
• Dependencia del proceso
• Forma citación
• Forma notificación
• Tipo de identificación
• Numero de identificación
• Razón social
• Nro de verificación
• Teléfono
• Dirección de contacto

Formulario De Oficina de instrumentos Públicos

Los datos faltantes se deben diligenciar manualmente y dar clic al botón Registrar solicitante

Botón Registrar Solicitante

Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso

Botón Iniciar proceso

El sistema automáticamente arroja un numero de radicado para el trámite.

Mensaje de Radicado

Recibir y Verificar Requisitos

En esta actividad se debe seleccionar los documentos que fueron anexados y verificados y finalmente se confirma si se han cumplido todos los requisitos.

El primer paso es cargar los documentos, para ello debe seleccionar el botón Cargar documentos para incorporar los documentos respectivos

Botón para cargar documentos

El sistema abre la ventana para cargar documentos.

Ventana para cargar documentos

Despliegue la opción tipo de documento, escoja el de su elección.

Tipo de documento

NOTA: Estos tipos de documentos pueden cambiar de acuerdo a cada cliente.

En tipo de documento, escoger el que se necesita cargar y dar clic en el botón examinar para buscar el archivo en donde se encuentre guardado

Botón examinar

Dar clic en el botón cargar documento y este se adjunta a la plataforma

Botón Cargar documento

Documento guardado

Luego de cargar el documento, el sistema muestra la información general de carga: Tipo de documento, nombre del documento, versión, usuario, fecha

Visualización de documento cargado

Si el usuario ha aportado todos los documentos requeridos, se señala la opción NO

¿Trámite lleva más de treinta días sin cargar los documentos ?

Finalmente, debe seleccionar el botón siguiente

Botón siguiente

El sistema siempre muestra un mensaje de verificación, clic en el aceptar

Mensaje de verificación

Si el usuario no tiene completos los documentos requeridos, se marca la opción SI

¿Trámite lleva más de treinta días sin cargar los documentos ?

Al seleccionar SI, el trámite queda en un estado de cancelado por falta de documentos

Cancelado por falta de documentos

Tipos de documentos y tamaño

Tenga en cuenta que los documentos tienen un formato y tamaño permitido. El tamaño máximo puede variar de acuerdo a la configuración que defina cada cliente. (Tener en cuenta el tamaño máximo permitido). Los tipos de documentos o formatos que se pueden adjuntar a la plataforma son:

• jpg
• bmp
• png
• txt
• doc
• docx
• zip
• rar
• pdf
• xlsx
• xls
• dwg
• tiff
• tif

Si se adjunta un documento con un formato distinto a los nombrados anteriormente, el sistema muestra el siguiente mensaje:

Formatos de documentos permitidos

Si se adjunta un documento que pese mas de 70 mb, el sistema muestra el siguiente mensaje:

Tamaño de documentos permitidos