Comisión

Introducción

La finalidad de este proceso es realizar la incorporación de un predio que fue omitido durante el proceso de formación o de actualización.

Este trámite se refiere a un polígono de un predio que se puede observar en la base de datos geográfica pero que no tiene ficha asociada. Es decir, que si el predio existe geográficamente pero no alfanuméricamente se habla de una (comisión).

Los tipos de predios que aplican para este trámite son:

• Normal
• Reglamentos

Radicación

A continuación se mostrará el paso a paso del trámite para su ejecución. Para iniciar el proceso de radicación se debe ingresar a la opción de Procesos > Registrar Proceso

Menú para registrar el proceso

Información del predio

El objetivo de este proceso consiste en ubicar el predio al cual se le va a radicar el trámite.

Para la comisión el trámite se radica por la opción NO APLICA PREDIO

Opción No aplica predio

Selección del proceso

En la ventana de Procesos en el campo Clasificación seleccionar la opción Mutación.

Selección de clasificación del proceso

Posteriormente seleccionar el proceso Comisión

Comisión

Medios de Recepción

Existen tres medios de recepción a través de los cuales se puede radicar un trámite de construcciones. Medio de recepción de oficio, particular u oficina de instrumentos públicos. Esta lista puede variar de acuerdo a la configuración que se defina.

1. Medio de Recepción PARTICULAR

Ingresar la información de la persona que solicita el trámite. Lo puede hacer en calidad de:

• Propietario
• Apoderado
• Representante Legal
• Oficio
• Heredero
• Poseedor
• Cónyuge
• Compañero supérstite
• Cesionario de derecho herenciales
• Interesado legítimo
• Autorizado
• Administrador
• Función judicial

Persona solicitante

Seleccionar el botón Registrar Solicitante, para guardar la información correspondiente.

Botón Registrar Solicitante

El sistema muestra un mensaje indicando que el registro se guardo con éxito, oprimir el botón Aceptar.

Botón aceptar

Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso

Botón Iniciar Proceso

El sistema automáticamente arroja un número de radicado para el trámite.

Mensaje de Radicado

2. Medio de Recepción DE OFICIO

El medio de recepción de OFICIO se selecciona cuando dentro de la misma entidad (gestor catastral) identifica que deben hacer un trámite para corregir alguna información, el sistema carga por defecto y automáticamente los datos:

• En calidad de: por defecto siempre cargará OFICIO
• Dependencia del proceso

A pesar de que las siguientes opciones se cargan por defecto, estos pueden ser modificado al momento de realizar la citación y la notificación.

• Forma citación:
• Forma notificación:

Los siguientes datos son del usuario y se encuentran en sesión en el sistema.

• Tipo de identificación
• Numero de identificación
• Razón social
• Nro de verificación
• Correo electrónico
• Dirección de contacto

Formulario De oficio

Después, clic al botón Registrar solicitante

Botón Registrar solicitante

Si la información del solicitante esta desactualizada, el sistema arroja un mensaje que indica que la información de contacto ya fue actualizada, clic en botón Aceptar

Información actualizada

Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso

Botón Iniciar Proceso

El sistema automáticamente arroja un número de radicado para el trámite.

Mensaje de Radicado

3. Medio de Recepción OFICINA DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

El medio de recepción de OFICIO se selecciona cuando dentro de la misma entidad (gestor catastral) identifica que deben hacer un trámite para corregir alguna información, el sistema carga por defecto y automáticamente los datos:

• En calidad de: por defecto siempre cargará OFICIO
• Dependencia del proceso

A pesar de que las siguientes opciones se cargan por defecto, estos pueden ser modificado al momento de realizar la citación y la notificación.

• Forma citación:
• Forma notificación:

Los siguientes datos son del usuario y se encuentran en sesión en el sistema.

• Tipo de identificación
• Numero de identificación
• Razón social
• Nro de verificación
• Correo electrónico
• Dirección de contacto

Formulario De oficio

Después, clic al botón Registrar solicitante

Botón Registrar solicitante

Si la información del solicitante esta desactualizada, el sistema arroja un mensaje que indica que la información de contacto ya fue actualizada, clic en botón Aceptar

Información actualizada

Se debe seleccionar el botón Iniciar Proceso

Botón Iniciar Proceso

El sistema automáticamente arroja un número de radicado para el trámite.

Mensaje de Radicado

Recibir y Verificar Requisitos

Seleccionar el botón Cargar documentos para incorporar los documentos respectivos

Botón para cargar documentos

El sistema abre la ventana para cargar documentos. Se debe desplegar la opción tipo de documento

Ventana para cargar documentos

Los tipos de documentos que se despliegan son:

• Acta de visita
• Anexo técnico calificación
• Carta catastral (levantamiento)
• Certificado de libertad y tradición
• Documento adicional
• Documento de identidad
• Escritura pública
• Información de notificación
• Informe técnico del reconocedor
• Otro documento
• Solicitud del trámite
• Titulo de adquisición

Documentos

NOTA: Estos tipos de documentos pueden cambiar de acuerdo a cada cliente.

En tipo de documento, escoger el que se necesita cargar y dar clic en el botón Examinar para buscar el archivo en donde se encuentre guardado

Botón examinar

Dar clic en el botón Cargar documento y este se adjunta a la plataforma

Botón Cargar documento

Documento guardado

Luego de cargar el documento, el sistema muestra la información general de carga: Tipo de documento, nombre del documento, versión, usuario, fecha

Visualización de documento cargado

Si el usuario ha aportado todos los documentos requeridos, se señala la opción NO

¿Trámite lleva más de treinta días sin cargar los documentos ? NO

Clic sobre el botón siguiente

Botón siguiente

El sistema arroja un menaje de confirmación, clic sobre el botón aceptar para cambiar a la siguiente actividad

Mensaje de confirmación

Si el usuario no tiene completos los documentos requeridos y los aportará en otro momento, se marca la opción SI

¿Trámite lleva más de treinta días sin cargar los documentos ? SI

Al seleccionar SI, el proceso queda finalizado

Proceso finalizado

Tipos de documentos y tamaño

Tenga en cuenta que los documentos tienen un formato y tamaño permitido. El tamaño máximo permitido son 30mb y los tipos de documentos o formatos que se pueden adjuntar a la plataforma son:

• jpg
• bmp
• png
• txt
• doc
• docx
• zip
• rar
• pdf
• xlsx
• xls
• dwg
• tiff
• tif

Si se adjunta un documento con un formato distinto a los nombrados anteriormente, el sistema muestra el siguiente mensaje:

Formatos de documentos permitidos

Si se adjunta un documento que pese mas de 30 mb, el sistema muestra el siguiente mensaje:

Tamaño de documentos permitidos

Gestionar movimiento geográfico

En el formulario de gestionar movimiento geográfico no aparece ningún predio registrado. Esto se debe, porque en este tipo de tramite no hay polígono de predio en la base de datos geográfica.

Formulario tracción catastral geográfica

El primer paso que se debe realizar, es hacer la edición geográfica en el ArcGIS e incorporar el polígono del predio omitido. Como no se tiene una ficha asociada porque no hay polígono en la base de datos geográfica, se debe ubicar el predio a través del NPN del predio en el cual se encuentra inmerso el omitido o del NPN de un colindante.

Predio omitido inmerso dentro de otro predio

Cuando el Predio omitido se encuentra inmerso dentro de otro predio por consecuencia a errores en la ultima actualización o por otra situación, en el informe de visita el funcionario debe especificar el NPN del predio el cual contiene el omitido y especificar con que área debe quedar.

Una vez ubicado el NPN del predio, diríjase al ArcGIS y cargue de la Base de datos geográfica (GDB) las capas de lc_terreno, lc_construcciones y lc_unidad_construcción ya sea URBANA o RURAL.

Tabla de contenido

En la capa de lc_terreno en la tabla de atributos Identificar el NPN correspondiente al predio para localizarlo

Predio del trámite en DEFAULT

Debe cambiarse a la versión

Default a versión

Versión

Una vez se ubica sobre la versión, debe activar la edición y utilizar la herramienta de edición correspondiente a dividir el predio.

Herramienta de edición para cortar polígono

Como resultado, el predio queda dividido en dos polígonos. Uno es el predio que quedo directamente afectado y el otro es el predio omitido.

Predio omitido

En la capa lc_terreno en la tabla de atributos diligenciar la tabla los siguientes campos:

• Terreno_codigo
• Etiqueta
• Dimensión
• Relación superficie

Tabla de atributos lc_terreno

En el campo etiqueta se cambia por P001 y el terreno_codigo, en la posición 18,19,20 y 21 que corresponde a terreno, se modifica por P001

Terreno código

Campo predio y etiqueta

Predio omitido sin afectar otros predios

Cuando el Predio omitido no modifica otro predio, es decir, cuando el predio omitido se ubica en un hueco de la base de datos geográfica, en el informe de visita el funcionario debe especificar el NPN de un predio colindante para ubicar el sector en donde se va ubicar el predio omitido y especifica el área con la que debe quedar.

Para iniciar con la edición geográfica, debe cambiarse a la versión

Default a versión

Versión

Debe ubicar el área donde va ha quedar el predio omitido, el cual debe estar descrito en el informe de visita.

Ubicación predio omitido

Diríjase a la herramienta Create features, esta herramienta permite crear el polígono del predio omitido

Herramienta Create features

Se abre la ventana de Create Features y debe seleccionar la capa lc_terreno

Capa lc_terreno

Finalmente se dibuja el predio omitido, con una de las siguientes herramientas de edición

, teniendo en cuenta el área dada en el informe de visita

Polígono del predio omitido

En el campo etiqueta se cambia por P001 y el terreno_codigo, en la posición 18,19,20 y 21 que corresponde a terreno, se modifica por P001

Polígono del predio omitido

Se llena también los espacios Dimensión y Relacion_superficie,

Tabla atributos lc_terreno