Proceso de Notificación
Sumario
Tipos de Notificaciones
En el sistema se manejan cinco (5) tipos de notificaciones:
- Por citar
- Citar por aviso
- Por notificar
- Avisos por fijar
- Avisos por desfijar
A continuación se explicara cada uno de ellos.
Proceso de NOTIFICACIÓN
Para iniciar el proceso de notificación, debe ingresar a la pestaña Procesos y luego Citación, Notificación y aviso
Filtrar por el número de radicado o versión del trámite en el campo Buscar y finalmente oprima la tecla Enter
El sistema filtra el o los solicitantes que fueron registrados al momento de la radicación y los terceros afectados si estos fueron registrados, que son las mismas personas que están pendientes por realizarle la citación.
Se muestra la siguiente información:
- Nombre completo de la personas
- Radicado y versión
- Municipio
- Fecha actividad
En el proceso de notificación, citación o aviso en caso de requerir agregar, actualizar o quitar solicitantes se puede hacer mediante una carga masiva.
Para realizar este procedimiento debemos estar en el módulo Por citar y damos clic en los 3 puntos en el vértice inferior de uno de los solicitantes.
Se abre la ventana con el Detalle del proceso y seleccionar la pestaña Solicitantes del proceso.
Al dar clic en solicitantes del proceso, se listan las los propietarios y solicitantes.
En la pantalla se visualiza el botón Descargar archivo Excel para carga masiva de participantes y Cargar archivo Excel para carga masiva de participantes.
* Descargar archivo participantes
Al dar clic en el botón Descargar archivo Excel para carga masiva de participantes, se descarga el archivo para diligenciar posteriormente los solicitantes que se requieran crear, editar o eliminar.
El archivo de Excel descargado esta compuesto de las siguientes hojas:
- Leer: En esta hoja se muestran las indicaciones para diligenciar los campos.
- Solicitantes: En esta hoja se muestra la información de los solicitantes y propietarios, donde el sistema ya prediligencia los campos en el proceso de descarga.
- Listas: Esta hoja solo almacena los campos que son de tipo lista; por lo tanto, esta hoja NO PUEDE SER ALTERADA.
NOTA: El archivo de Excel no puede ser alterado, es decir, no se pueden eliminar hojas o columnas.
* Cargar archivo participantes
Una vez diligenciado el archivo se procede a cargarlo dando clic en el botón Cargar archivo Excel para carga masiva de participantes.
Se abre la ventana para buscar la ubicación del archivo, una vez ubicado dar clic en cargar documento.
Una vez se da clic en cargar documento, inicia el procesamiento de la información.
Al finalizar la carga de los participantes se visualiza el mensaje de carga exitosa,
Se cierra la ventana y se observa en lista el nuevo participante o solicitante.
En el momento de realizar la carga masiva de participantes/solicitantes, se pueden presentar varios errores por el mal diligenciamiento del archivo.
Finalmente en el modulo Por Citar se visualiza el nuevo participante.
TNER EN CUENTA: Esta actividad de carga masiva de solicitantes es transversal a cualquier tramite radicado y se podrá realizar en cualquier punto del flujo y se deben tener en cuanta algunos aspectos:
* En transacción catastral, al descargar el archivo de excel para participantes, automáticamente se visualizan los datos de solicitantes y los propietarios.
* En la actividad Generar resolución, al dar clic en SIGUIENTE, automáticamente se listan los propietarios y solicitantes y se podrán consultar en la siguiente actividad al consultar en detalles Del proceso/Solicitantes del proceso.
También desde la actividad Generar resolución, al dar clic en SIGUIENTE y en la ventana donde se confirma si se desea avanzar a la siguiente actividad, damos clic en CANCELAR, al retornar nuevamente a la actividad GENERAR RESOLUCION, automáticamente se listan los propietarios y solicitantes al consultar en Detalle del proceso/Solicitantes del proceso.
* No se puede actualizar la siguiente información del participante ya sea de forma manual o por carga masiva: primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido,tipo documento, documento y género.
* Al ingresar un número de identificación en el archivo a cargar, el sistema valida que este exista y trae la información del contacto. OJO en caso de diligenciar el archivo y poner un nombre equivocado, el sistema carga en pantalla los datos correctos.
Por citar
En el costado izquierdo de la pantalla, se muestra el total de personas que están pendientes por citar.
Para ejecutar la acción se debe de hacer clic dentro del recuadro de una de las personas
A continuación, el sistema muestra un formulario con la información de las personas a citar.
Para actualizar la información de la persona, dar clic en el botón EDITAR
Se abre el formulario de editar participante, se actualizan los datos necesarios y luego damos clic en el botón GUARDAR para almacenar la información.
En el campo En calidad de seleccionar un valor de la lista desplegable.
Luego diríjase al campo Medio de citación y escoja el que usted requiera. Tenga en cuenta que la citación se puede realizar por:
- Teléfono
- Correo certificado
- Correo electrónico
- Fax
- Aviso
Luego dar clic sobre uno o todos los solicitantes para ser citados uno a uno o de forma masiva, según se requiera y finalmente dar clic en el botón Generar.
El sistema solicita Aceptar guardar la citación de los participantes.
Se presenta el mensaje de confirmación de la generación de las citaciones.
Luego el sistema retorna a la pantalla de Citación si quedan solicitantes pendientes por citar.
En los documentos del tramite se puede visualizar la notificación de cada uno de los solicitantes de forma individual o se puede descargar un archivo comprimido con el paquete de citaciones generadas.
En la pantalla citación nos dirigimos a la opción Ver Documentos y damos clic aquí.
Aquí se visualizan todos los documentos asociados al trámite, en este caso ubicamos el documento de citación generado.
Se descarga el documento pdf o word, de acuerdo a la configuración que se tenga de la citación para ser enviada o entregada al solicitante.
Para ver las citaciones en un solo paquete ubicamos en los documentos del trámite el archivo comprimido y lo descargamos.
Se descarga el paquete con las citaciones generadas anteriormente.
Se descomprime el archivo
Las citaciones descargadas en el paquete son las mismas que se generan de forma individual y quedan adjuntas de igual manera en los documentos del trámite.
Si el medio de citación es correo electrónico, debe llegar el siguiente correo y documento de citación:
En caso que se requiera agregar, editar o eliminar un solicitante más no se podrá realizar esta acción ya que una vez este al menos uno de los solicitantes en estado CITADO o NOTIFICADO, se presentara un mensaje indicado "No es posible cargar participantes. Ya se encuentra alguno en proceso de citación-Notificación-aviso":
Una vez se cita al solicitante, este tiene (cinco) 5 días hábiles para presentarse de forma presencial o por correo electrónico y finalizar el proceso. Si no se presenta durante el tiempo estipulado, pasa al grupo Avisos por fijar. Tener en cuenta que los tiempos son parametrizados.
Citar por aviso
Esto sucede cuando no se cuenta con información para realizar la citación y la respectiva notificación a la persona solicitante del trámite.
Para citar por aviso, estando en el grupo Por Citar, en el medio de citación seleccionar AVISO y posteriormente seleccionar el botón GUARDAR
Confirmar la generación del documento de citación por aviso y a continuación el sistema ubica el solicitante en el grupo de Citar por aviso
Para publicar el aviso seleccionar la fecha con la cual requiere que se genere el documento y a continuación el botón PUBLICAR
Se muestra un mensaje para confirmar la generación del documento, dar clic en ACEPTAR para generarlo
El sistema genera el documento respectivo mostrando la ventana de descarga del navegador y posteriormente muestra mensaje de confirmación de generación.
Por notificar
Al tener una citación el sistema muestra la persona en el panel "Por notificar".
Hacer clic en el botón en Play que aparece en el recuadro del trámite, en el momento que la persona ya se encuentre notificada.
El sistema muestra un formulario donde se cuenta con toda la información para realizar la notificación.
Seleccionar la persona a notificar y hacer clic en el botón Guardar para continuar.
El sistema muestra un mensaje de verificación.
Se descarga de inmediato la notificación para ser enviada.
El sistema informa por medio de un mensaje de validación el registro de la notificación.
Avisos por fijar
En este grupo se visualizan los solicitantes que tienen la notificación vencida, es decir, no presentaron para ser notificados; por lo tanto, deben ser publicados en cartelera con un listado de todas las personas que no se han notificaron en los tiempos establecidos.
Para realizar la publicación del aviso, se selecciona inicialmente la fecha con la cual requiere que se genere el documento para publicar y luego el botón PUBLICAR
Avisos por desfijar
Son los avisos que ya no estan pendientes y aún siguen en el tablero como pendientes, se deben de desfijar para que no se muestre mas información que ya esta gestionada.
